126. BB: Ohne zufriedene Gäste keine Veranstaltung

(21.11.2014)

Auf historischem Boden trafen sich die Wuppertaler Unternehmerinnen und Unternehmer am 20. November zum 126. und letzten Business Breakfast des Jahres 2014. Denn wo jetzt die ehemalige Alte reformierte Kirche und heutige CityKirche im Elberfelder Zentrum am Kirchplatz steht, gab es schon vor mehr als 1.000 Jahren ein Kirchengebäude – das älteste auf dem Boden des Stadtgebietes von Wuppertal.

Und so freute sich Antje Lieser, Geschäftsführerin von wuppertalaktiv!, ihre Gäste, unter ihnen auch Oberbürgermeister Peter Jung, in dieser besonderen Location begrüßen zu können.
Dass Wuppertal ein Zentrum der Eventbranche ist, so Lieser weiter, sei wohl allgemein bekannt. Und doch gebe es bei jeder Veranstaltung Dinge, die im Hintergrund blieben und einfach nur funktionieren müssten. Unternehmen, die sich um Licht, um Ton oder um das Catering kümmerten beispielsweise. Wer aber sorgt sich um die Einladung der Gäste und um alles, was dazu gehört?
Dazu begrüßte wuppertalaktiv! die Gastgeber des Frühstücks, Marcel Schettler und Thomas Küfner, Geschäftsführer der Guest-One GmbH, die bei Veranstaltungen die Aufgabe des Teilnehmermanagements übernimmt. Dass dies mehr bedeutet als nur die Versendung einiger Einladungen, weiß jeder, der schon mal eine größere Familienfeier organisieren musste. Stimmen die Adressen? Wer muss wann wo abgeholt werden, wer braucht ein Hotelzimmer und wie lange, wer kommt wie zum Fest und mit wem, auf welche Besonderheiten bei den Gästen muss geachtet werden? Welche Logistik gerade bei Großveranstaltungen und Firmenevents dahintersteckt, machten Schettler und Küfner in ihrem Vortrag auf beeindruckende Weise deutlich. Dabei, betonte Schettler, sei die Anzahl der Teilnehmer kein Kriterium.

Vom ersten bis zum letzten Gästekontakt

Das Unternehmen berät im Vorfeld den Veranstalter bei der Planung. Vor dem Event übernimmt es die Einladungen, sorgt für die verschiedenen Anreisemöglichkeiten, verwaltet die Rückmeldungen, bucht Hotelzimmer und sorgt für Transfers. Das gutes Catering und spektakuläre Shows allein die Gäste nicht zufriedenstellen, weiß jeder, der am Eingang einer Veranstaltung schon in einer Schlange stehen musste. Daher sorgt Guest-One unter anderem auch für ein reibungsloses Zutrittsmanagement am Tag des Events. Und nach dem Event folgen z. B. Dankschreiben für die Gäste und Reports und Auswertungen für den Veranstalter – wichtig gerade bei Messeveranstaltungen. „Wir haben den ersten und auch den letzten Kontakt zu den Gästen“, so Schettler. Und das können schon mal einige mehr sein. Für das 125-jährige Jubiläum des Farben- und Lackherstellers Brillux in Münster mussten 150.000 Einladungen personalisiert an die Gäste versendet werden, von denen schließlich 50.000 kamen. Und „personalisiert“ heißt beim Teilnehmermanagement nicht nur, die jeweilige Adresse in die Anschreiben zu setzen, sondern damit verbindet sich auch die individuelle Art der Anreise, der Unterkunft, der Länge des Aufenthaltes, der Anzahl der Begleitung oder einfach nur der Sprache usw. „Wir mussten Hotelzimmer bis hin nach Köln buchen“, erinnerte sich Schettler.
Bei der gesamten Gästeorganisation fallen natürlich Unmengen von Datensätzen an. „Datenschutz steht bei Guest-One an erster Stelle“, versicherte Küfler. Dass die Unternehmen Guest-One auch in dieser Hinsicht vertrauen, verdeutlichte eine Liste ihrem nationalen und internationalen Kunden.
Zum Dank für ihren höchst informativen Vortrag überreichte Antje Lieser den beiden Teilnehmermanagern ein Cross-Boccia-Spiel.

Auch an dieser Stelle sei allen Frühstückern und Frühstückerinnen eine schöne Vorweihnachtszeit und ein guter Übergang ins Neue Jahr gewünscht.

Das nächste, 127. Business Breakfast am 22. Januar 2015 wird etwas besonderer als üblich sein. Denn dann geht es „on tour“ in die Westfalenhallen nach Dortmund auf die Messe „Best of Events“. Hierzu lud Silke Asbeck, Geschäftsführerin der Historische Stadthalle Wuppertal GmbH, die dort gemeinsam mit acht weiteren Unternehmen aus der Wuppertaler Eventbranche vertreten ist, ein. Ein Shuttlebus wird die Gäste nach Dortmund und wieder zurückbringen. Die Veranstaltung beginnt um 8:45 Uhr, Näheres zu diesem Termin findet sich in der Ankündigung auf www.bb-wuppertal.de.